Eine Blaupause für den Ausschreibungs-Erfolg

Einführung

Es war ein regnerischer Dienstagnachmittag und ich starrte auf einen riesigen Stapel komplexer Ausschreibungsdokumente, die komplizierter aussahen als eine Matheprüfung in der Schule. Mit einer Tasse Kaffee in der Hand und dem festen Willen, das Chaos zu besiegen, machte ich mich auf den Weg in die wilde Welt der Ausschreibungsantworten.

Als ich durch die Seiten der Ausschreibungsantworten blätterte, fragte ich mich, ob die Mitarbeiter, die diese Antworten verfasst hatten, jemals an die unterschiedlichen Personen gedacht hatten, die sie schließlich lesen würden. Sie wissen schon, die Entscheidungsträger mit ihren Adleraugen, die technischen Assistenten, die binäre Codes im Schlaf entschlüsseln können, die mit Rotstift und Vorschriften bewaffneten Beschaffungsprofis und die Endbenutzer, die einfach nur etwas wollen, das ohne einen Doktortitel funktioniert.

Aber warten Sie, da ist noch mehr! Wie eine Geheimwaffe hatte das Vertriebsteam drei bis fünf „Ankerthemen“ identifiziert, die offenbar unser goldenes Ticket zum Erfolg sein würden. Ich kam nicht umhin zu denken: Ankerthemen? Ist das Material für einen Blockbuster?“

Da stand ich nun und ertrank in Bewertungskriterien, Fachjargon und Diagrammen, die direkt aus einem UFO entsprungen zu sein schienen. Aber eines wusste ich mit Sicherheit: Wenn mein Angebot wie ein Raumschiff-Handbuch aussah, würde es mit Sicherheit abstürzen und in der Atmosphäre verbrennen.

Und dann kam der Moment der Klarheit – das Layout. Die Art und Weise, wie wir unser Angebot präsentierten, konnte den Unterschied zwischen der Rolle des Helden oder des Verlierers in der Saga des Kunden ausmachen. Hier liegt das Geheimnis der unterschiedlichen Zielgruppen in der Leserschaft.

Und schließlich die systematische Integration der Bewertungskriterien. Wenn ich das beherrschen kann, habe ich den Schlüssel zum Erfolg.

Also, wenn wir in die Welt der komplexen Ausschreibungen eintauchen, denken Sie daran: Es kommt nicht nur darauf an, was Sie sagen, sondern auch wie Sie es wem in der Leserschaft sagen. Es geht darum, der Held in der Geschichte des Kunden zu sein, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und natürlich das überzeugendste Angebot vorzulegen (gar nicht das billigste – im Gegenteil!).

Heute ist unser Team, nach Jahren der erfolgreichen Beantwortung von Ausschreibungen im Bereich System-Integrationsprojekte, HR, Outsourcing / Outstaffing, Services, Produkt-Innovationen und SaaS-Angebote gerne bereit, Ihr Team auf den Stand der Dinge zu bringen, wie Ihre Antworten gestaltet werden müssen, um Erfolg zu haben. Wir geben Ihnen die Methoden und Vorgehensweisen, Tricks und Geheimnisse auf den Weg, um die Gewinnung der nächsten Ausschreibungen einfacher und erreichbarer zu machen.

Hierbei geht es nicht nur um Inhalte und die optimale Präsentation Ihrer Leistungen, sondern auch um „Meinungsmachen“ beziehungsweise „Influencing“ des Lesers.

I. Die verschiedenen Ausschreibungs-Lesergruppen verstehen

Jede komplexe Ausschreibung durchläuft eine Reihe von Bewertungen durch verschiedene Lesergruppen und Lesertypen innerhalb des Kundenunternehmens. Diese Personen haben oft unterschiedliche Rollen, Fachkenntnisse und Erwartungen. Die ANgebote werden auseinandergerupft, den jeweiligen Teams separiert vorgelegt und von diesen bewertet.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Angebot liegt in der Formulierung von Antworten, die bei jeder Gruppe Anklang finden. Hier ist der Grund dafür:

1.1. Entscheidungsträger: Die Entscheidungsträger, die an der Spitze des Bewertungsprozesses stehen, haben das große Ganze im Blick. Sie suchen nach Antworten, die mit den strategischen Zielen, der Vision und der Mission ihrer Organisation übereinstimmen. Es ist entscheidend, dass Ihr Vorschlag auf diese übergeordneten Ziele zugeschnitten ist.

1.2. Technische Experten: Die technischen Gutachter befassen sich mit den kleinsten Details. Sie achten auf die Machbarkeit, die Innovation und die technische Solidität Ihres Vorschlags. Um ihre Gunst zu gewinnen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Antwort technisch umfassend und präzise ist.

1.3. Beschaffungsspezialisten: Die Beschaffungsteams sind dafür verantwortlich, die Einhaltung der Vorschriften und die Kosteneffizienz sicherzustellen. Es ist von entscheidender Bedeutung, auf ihre Bedenken einzugehen, indem Sie auf kostensparende Maßnahmen und die Einhaltung von Vorschriften hinweisen.

1.4. Nutzer: Die Personen, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung letztendlich nutzen werden, werden oft übersehen. Wenn Sie aber Ihre Antwort auf ihre Bedürfnisse zuschneiden, die Benutzerfreundlichkeit hervorheben und Erfahrungsberichte liefern, können Sie ihre Meinung beeinflussen.

II. Anker-Themen der Ausschreibung einbeziehen

Vertriebsteams erkennen oft drei bis fünf „Gewinnerthemen“ bei einem Kunden, die Kunden mit allerhöchster Bedeutung empfinden. Auf diese Themen einzugehen, um das zentrale Wertversprechen und die Unterscheidungsmerkmale zu fokussieren, heben Ihr Angebot von anderen ab.

Hier erfahren Sie, warum sie wichtig sind:

2.1. Fokussierte Botschaften: Erfolgreiche Themen bieten eine klare und fokussierte Botschaft, die bei den Entscheidungsträgern ankommt. Sie stellen sicher, dass Ihre Antwort einprägsam und auf die Prioritäten des Kunden abgestimmt ist.

2.2. Wettbewerbsvorteil: Die Hervorhebung dieser Themen zeigt, dass Sie die Bedürfnisse des Kunden verstehen, und positioniert Sie als die bevorzugte Wahl.

2.3. Konsistenz: Die Integration von Erfolgsthemen in Ihre Antwort gewährleistet eine kohärente und überzeugende Darstellung, die das Vertrauen des Kunden in Ihr Angebot stärkt.

III. Maximierung des Leserverständnisses und des ersten Eindrucks

Das Layout und die Präsentation Ihres Angebots spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und dem Leser das Verständnis zu erleichtern. Hier erfahren Sie, warum das so wichtig ist:

3.1. Visuelle Anziehungskraft: Ein gut strukturiertes Dokument mit klaren Überschriften, Aufzählungspunkten und visuell ansprechenden Designelementen wird die Aufmerksamkeit des Lesers eher auf sich ziehen und sein Engagement aufrechterhalten.

3.2. Zugänglichkeit: Ein leserfreundliches Layout stellt sicher, dass die Leser leicht durch Ihre Antwort navigieren und die benötigten Informationen ohne Frustration finden können.

3.3. Klarheit: Eine klare und übersichtliche Darstellung der Informationen fördert das Verständnis und macht es den Bewertern leichter, die wichtigsten Punkte Ihres Vorschlags zu erfassen.

3.4. Professionalität: Ein ausgefeiltes und gut präsentiertes Dokument vermittelt Professionalität und Hingabe und hinterlässt von Anfang an einen positiven Eindruck.

IV. Systematische Integration der Bewertungskriterien der Ausschreibung

Um komplexe Ausschreibungen zu gewinnen, ist es unerlässlich, die Bewertungskriterien des Kunden systematisch und entsprechend ihrer Rangfolge in jedes einzelne Kapitel zu integrieren. Hier erfahren Sie, warum dieser Ansatz so wichtig ist:

4.1. Ausrichtung auf die Prioritäten des Kunden: Die Berücksichtigung der Bewertungskriterien in Übereinstimmung mit der Rangfolge des Kunden zeigt, dass Sie auf dessen spezifische Bedürfnisse und Prioritäten eingehen.

4.2. Maximierung der Punktzahl: Indem Sie jeden Abschnitt so gestalten, dass die wichtigsten Kriterien hervorgehoben werden, erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine höhere Punktzahl im Bewertungsprozess.

4.3. Wettbewerbsvorteil: Wenn Sie zeigen, dass Sie das Bewertungssystem des Kunden genau verstehen, positionieren Sie sich als proaktiver und umsichtiger Partner.

Fazit

Die Beantwortung komplexer Ausschreibungen ist eine vielschichtige Herausforderung, die einen ganzheitlichen Ansatz erfordert. Die Ausarbeitung von Antworten, die verschiedene Lesergruppen ansprechen, überzeugende Themen enthalten, ein ansprechendes Layout verwenden und systematisch auf die Bewertungskriterien des Kunden eingehen, sind entscheidende Schritte zum Erfolg. Wenn Unternehmen die Bedeutung dieser Elemente erkennen und Zeit und Mühe in ihre Beherrschung investieren, können sie ihre Chancen auf den Gewinn von Ausschreibungen und die Sicherung wertvoller Aufträge erheblich verbessern.